Coordonnateur du soutien aux opérations - Operation support coordinator

English will follow

AJW Group est un leader mondial indépendant spécialisé dans la chaine d'approvisionnement, l'échange, la réparation et la location de composants d'avions. Riche de plus de 90 ans d'expérience dans le domaine de l'aviation, AJW soutient plus de 1000 compagnies aériennes dans 100 pays.

L'une des principales divisions du groupe AJW est AJW Technique, une installation de pointe pour l'entretien, la réparation et la révision (MRO) qui compte plus de 150 techniciens expérimentés et passionnés à Montréal.

Le ou la coordonnateur(trice) au soutien des opérations veille au bon déroulement des activités quotidiennes du bureau en apportant un soutien afin d’assurer le fonctionnement fluide et efficace des opérations journalières de l’organisation. Ce rôle consiste à coordonner les tâches et les événements, gérer la documentation, aider à la planification, tenir les dossiers à jour et faciliter la communication entre les différents services.

Rôle :

• Fournir un soutien administratif à plusieurs départements au besoin.

• Aider à la planification, la coordination des réunions et la gestion des agendas.

• Gérer les opérations quotidiennes du bureau pour en assurer l’efficacité et la fluidité.

• Participer à la saisie de données et au suivi des informations propres aux différents départements.

• Répondre aux appels téléphoniques, courriels et autres correspondances, et les diriger au besoin.

• Planifier et coordonner les réunions, les rendez-vous et les déplacements.

• Préparer des documents : rédiger des lettres, des notes de service et d’autres documents.

• Suivre et contrôler l’avancement des projets et des tâches opérationnelles pour garantir le respect des échéances.

• Contribuer aux améliorations des processus pour optimiser l’efficacité opérationnelle.

• Maintenir les systèmes de classement (physique et électronique) et s’assurer que les dossiers sont à jour.

• Accomplir toute autre tâche assignée par la direction.

Ce que nous offrons :

• Salaire concurrentiel

• Avantages sociaux dès l’embauche (assurance collective, fonds de pension, etc.)

• Journées personnelles

• Jours de maladie

• Horaire de travail flexible

• Formation continue

• Programme d’aide aux employés

• Mode de travail Hybrid après probation

• Et plus +++

Nous sommes fiers d'attirer et de retenir les meilleurs talents. Venez rejoindre notre équipe dynamique.

Nous souscrivons également aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous nous employons à ce que notre effectif soit représentatif de la communauté du grand Montréal.

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AJW Group is a world-leading independent specialist in the supply, exchange, repair and lease of aircraft spare parts. With over 90 years of aviation experience, AJW supports over 1000 airlines across 100 countries.

One of the main divisions of the AJW Group is AJW Technique, a state-of-the-art component Maintenance, Repair and Overhaul (MRO) facility with over 150 experienced and passionate technicians in Montreal.

The Operations support coordinator ensures smooth day-to-day operations of the office by providing support to ensure the smooth and efficient functioning of the organization’s day-to-day activities. This role involves coordinating tasks and events, managing documentation, assisting with scheduling, maintaining records, and facilitating communication across departments.

Main responsibilities:

• Provide administrative support to multiple departments as needed.

• Assist with scheduling, meeting coordination, and calendar management.

• Manage daily office operations to ensure efficiency and effectiveness.

• Assist with data entry and tracking of department-specific information.

• Answer and direct phone calls, emails, and other correspondence.

• Schedule and coordinate meetings, appointments, and travel arrangements.

• Prepare documents: Compile letters, memos, and other documents.

• Monitor and track ongoing projects and operational tasks to ensure deadlines are met.

• Assist with process improvements to enhance operational efficiency.

• Maintain filing systems (physical and electronic) and ensure records are up-to-date.

• Perform other duties as assigned by management.

We offer:

• Competitive salary

• Full benefits upon hiring (group insurance, pension plan, etc.)

• Personal days

• Sick days

• Flexible work schedule

• On-going training

• Employee assistance program

• Hybrid work mode after probation

• And more +++

We pride ourselves in attracting and retaining top talent; come and join our dynamic team.

We adhere to the principles of employment equity and we strive to ensure that our workforce is representative of the Greater Montreal area.

English will follow

Exigences:

• DEC lié à l’administration, de l’expérience jugé pertinente sera aussi considérée.

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle similaire;

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (notamment PowerPoint, Word, Excel) ou de Google Workspace

• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps

• Solides compétences en communication en français et en anglais afin d’assurer des échanges clairs avec les clients, les parties prenantes internes et les fournisseurs partout dans le monde

• Capacité à gérer plusieurs tâches et à soutenir efficacement différentes équipes

• Esprit d’initiative avec une attitude collaborative et une approche axée sur la résolution de problèmes

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Job requirements:

• DEC in administration; relevant experience will also be considered.

• Minimum of 3 years of experience in a similar role.

• Proficiency with Microsoft Office Suite (especially PowerPoint, Word, Excel) or Google Workspace.

• Excellent organizational and time-management skills.

• Strong communication skills in both French and English to ensure clear exchanges with clients, internal stakeholders, and suppliers around the world.

• Ability to manage multiple tasks and effectively support different teams.

• Self-starter with a collaborative attitude and a problem-solving approach.